# AI trong vận hành ERP hằng ngày, mà vẫn giữ quyền kiểm soát.

> Đây là những gì tôi đang làm: agent, tự động hóa và công cụ cho hỗ trợ, tài liệu, chi phí và tích hợp. Sắp xếp theo vấn đề mà chúng giải quyết. Có thể anh/chị sẽ thấy vấn đề của mình ở đây.

Deutsch: https://api-bi.dev/portfolio.md · English: https://api-bi.dev/en/portfolio.md

## Một nguyên tắc xuyên suốt

Agent làm việc, con người phê duyệt. Không có gì được gửi đến khách hàng, đồng nghiệp hay vào hệ thống trước khi có người đồng ý. Mọi việc agent đã làm đều có thể truy vết.

## Tôi trình bày như thế nào

Nhiều thứ ở đây hình thành từ thực tế công việc của tôi. Từ đó tôi mô tả mô hình: vấn đề gì, quy trình ra sao, rào chắn nào. Tên, số liệu, mã nguồn và ảnh chụp màn hình ở lại đúng nơi của chúng. Các dự án riêng thì tôi trình bày công khai, một số anh/chị có thể dùng thử ngay.

## Bộ phận hỗ trợ ngập trong những câu hỏi lặp lại

Key-user và IT trả lời cùng một câu hỏi lần thứ mười, còn tài liệu thì luôn chậm hơn mỗi bản cập nhật.

### Bộ phận hỗ trợ học hỏi từ mỗi trường hợp (Từ thực tế)

**Tình huống:** Một lỗi quay lại, và lại có người tìm từ đầu. Cách giải quyết lần trước nằm trong một ticket đã đóng mà không ai tìm thấy.

1. **Câu hỏi trong nhóm chat**: Ai đó báo lỗi trong kênh hỗ trợ, như trước giờ vẫn làm.
2. **Tìm kiếm có nguồn**: Trợ lý tìm trong hệ thống ticket và wiki, sau đó trong tài liệu của nhà cung cấp.
3. **Trả lời và hỏi lại**: Trợ lý trả lời kèm nguồn và hỏi lại xem đã giải quyết được chưa. Không đoán mò.
4. **Chuyển cấp khi cần**: Nếu chưa được, trợ lý tạo ticket kèm mô tả và ảnh chụp màn hình từ cuộc trò chuyện.
5. **Kiến thức được giữ lại**: Từ các trường hợp đã giải quyết, trợ lý viết trang xử lý sự cố vào wiki. Nếu thiếu hướng dẫn, một bản nháp được tạo ra.
6. **Hướng xử lý ban đầu cho lần sau** (Bước tiếp theo): Khi có trường hợp tương tự, trợ lý gửi kèm ngay trang phù hợp làm bước xử lý đầu tiên.

**Rào chắn:** Chỉ trả lời khi có nguồn, Chuyển cấp thay vì đoán, Trang wiki ở dạng nháp để kiểm tra

### Radar hỗ trợ (Từ thực tế)

**Tình huống:** Không ai thấy chủ đề nào đang lặp lại nhiều.

Một dashboard hiển thị các yêu cầu đang mở theo chủ đề và thời gian, để thấy chỗ nào thiếu đào tạo hoặc hướng dẫn.

### Rà soát ticket (Từ thực tế)

**Tình huống:** Ticket nằm im cho đến khi có người hỏi.

Một lượt chạy định kỳ rà soát các ticket bị bỏ quên và đề xuất bước tiếp theo.

### Đồng bộ tài liệu nhà cung cấp (Từ thực tế)

**Tình huống:** Sau mỗi bản cập nhật ứng dụng, hướng dẫn nội bộ lại không còn đúng.

Mỗi tháng một lần, một lượt chạy đối chiếu tài liệu của các tiện ích mở rộng ERP với wiki nội bộ, tạo trang còn thiếu và bổ sung phần đã thay đổi.

### Kiểm tra wiki (Từ thực tế)

**Tình huống:** Wiki phình ra qua nhiều năm, không ai tìm được gì.

Một lượt kiểm tra cấu trúc, cách đặt tên, trang mồ côi và trang trùng lặp. Lỗi rõ ràng thì tự sửa, phần còn lại thì đề xuất.

## Chúng tôi muốn dùng AI, nhưng phải an toàn

Lo ngại là có cơ sở: dữ liệu rò rỉ, agent tự gửi đi thứ gì đó, không ai biết nó đã làm gì. Rào chắn giúp được, cấm đoán thì không.

### Những rào chắn tôi dùng hằng ngày (Dự án riêng)

**Tình huống:** AI phải hữu ích, nhưng tên nhạy cảm không được xuất hiện ở đâu, và không có gì được gửi ra ngoài khi chưa kiểm tra.

1. **Danh sách chặn**: Các từ nhạy cảm nằm trong một danh sách bên ngoài mã nguồn. Mọi đầu ra đều được tự động kiểm tra, kể cả PDF.
2. **Kiểm tra trong pipeline**: Nếu phát hiện trùng khớp, sẽ không xuất bản. Website này cũng vậy.
3. **Phê duyệt trước khi gửi**: Email, phản hồi lịch họp và nội dung xuất bản chỉ được gửi sau khi đồng ý trong chat.
4. **Lượt chạy định kỳ không tự sửa mình**: Các quy trình tự động không được thay đổi quy tắc của chính chúng.
5. **Kiểm tra mục tiêu**: Cuối mỗi nhiệm vụ, agent kiểm tra xem mục tiêu có thật sự đạt được không, thay vì chỉ báo “xong”.

**Rào chắn:** Che thông tin nhạy cảm, không trông vào may mắn, Đồng ý trước khi gửi ra ngoài, Nhật ký truy vết được

### AI OS cá nhân (Dự án riêng)

**Tình huống:** Mỗi người trong nhóm dùng AI một kiểu, kiến thức và quy tắc bị thất lạc.

Skill, quy trình định kỳ, bộ nhớ và quy tắc ở cùng một nơi, có quản lý phiên bản, thiết lập giống nhau trên mọi thiết bị.

### Bản đồ tri thức (Dự án riêng)

**Tình huống:** Không ai nắm được có những agent, quy tắc và tài liệu nào.

Một bản đồ 3D hiển thị tất cả và mối liên hệ giữa chúng. Thông tin nhạy cảm được che đi.

### Radar và bàn làm việc (Dự án riêng)

**Tình huống:** Tin mới về AI và ERP đến mỗi ngày, thời gian để đọc thì không.

Mỗi ngày một lượt chạy tổng hợp video, bản tin và changelog thành các gợi ý. Chỉ thực hiện khi có yêu cầu.

### MCP server riêng (Dự án riêng)

**Tình huống:** Trợ lý AI phải đoán một doanh nghiệp cung cấp gì.

Website này là một công cụ cho Claude và ChatGPT: anh/chị có thể hỏi trực tiếp về tôi và gửi yêu cầu ngay tại đó.

Kết nối: https://api-bi.dev/vi/lien-he/

## Chúng tôi không biết rõ chi phí là bao nhiêu

Hóa đơn đến qua email, bảng chấm công ở dạng bảng tính, và cuối tháng ban lãnh đạo hỏi.

### Theo dõi nhà cung cấp dịch vụ (Từ thực tế)

**Tình huống:** Hóa đơn và bảng chấm công của một nhà cung cấp nằm rải rác trong hộp thư.

Tệp đính kèm được tự động lưu trữ có trật tự, các dòng chi phí vào bảng chi phí, số giờ được phân tích.

### Dashboard chi phí và giờ công (Từ thực tế)

**Tình huống:** Số liệu thì có, bức tranh tổng thể thì không.

Một trang luôn cập nhật hiển thị chi phí theo tháng và chủ đề so với kế hoạch, mới lại sau mỗi lượt chạy.

### Báo cáo tháng không cần làm tay (Từ thực tế)

**Tình huống:** Mỗi tháng báo cáo tốn mất một ngày.

Dữ liệu trong tháng được tổng hợp thành báo cáo cho ban lãnh đạo, dưới dạng trang để đọc và góp ý.

### Chi phí trên mỗi đơn vị dịch vụ (Từ thực tế)

**Tình huống:** Dịch vụ nội bộ được phân bổ theo cảm tính.

Phân bổ với logic tính toán minh bạch, từ dữ liệu nền đến bài trình bày để ra quyết định.

## Các hệ thống của chúng tôi không nói chuyện với nhau

ERP, cửa hàng online, vận chuyển và kế toán: từng cái thì tốt, ghép lại thành một tấm chắp vá.

### Bản đồ luồng dữ liệu (Từ thực tế)

**Tình huống:** Không ai biết chính xác dữ liệu chảy từ đâu đến đâu.

Một bản đồ cho thấy hệ thống, giao diện kết nối và người phụ trách. Tạo nhanh với AI và dễ cập nhật.

### Tự vẽ bản đồ hệ thống (Dự án riêng)

**Tình huống:** Anh/chị muốn biết hệ thống của mình đang vướng ở đâu.

Chọn các hệ thống của anh/chị và nhận đánh giá ban đầu, ngay trên website này hoặc qua MCP server.

Dùng thử: https://api-bi.dev/vi/#karte

### Onboarding bằng workflow (Từ thực tế)

**Tình huống:** Nhân viên kho mới cần đủ quyền truy cập ngay ngày đầu.

Một workflow low-code tạo tài khoản trong ERP, kèm phân quyền và thông báo. Không phải việc gì cũng cần agent.

### Runbook cho máy chủ (Dự án riêng)

**Tình huống:** Cài đặt, chuyển máy chủ và nâng cấp phụ thuộc vào một người.

Kế hoạch thực hiện dùng tham số thay vì giá trị cố định, có kiểm tra phiên bản và nhật ký cho mỗi lượt, lấy Odoo làm ví dụ.

## Chúng tôi mất thời gian cho việc lặp đi lặp lại

Hộp thư, lịch họp, trao đổi qua lại. Không việc nào khó, nhưng cộng lại thì hết cả buổi sáng.

### Hộp thư có phê duyệt (Từ thực tế)

**Tình huống:** Viết thư trả lời tốn thời gian hơn ra quyết định.

Trợ lý soạn thư trả lời và gửi vào chat để phê duyệt. Chỉ gửi đi khi đã đồng ý.

### Lời mời họp (Từ thực tế)

**Tình huống:** Kiểm tra, dời lịch, từ chối lời mời.

Nếu lịch trống thì chấp nhận. Nếu trùng lịch, một đề xuất thời gian khác được gửi để phê duyệt.

### Bản tin buổi sáng (Từ thực tế)

**Tình huống:** Một ngày bắt đầu với mười tab đang mở.

Lịch họp, việc còn tồn và tin mới trên một trang, trước khi ly cà phê đầu tiên kịp nguội.

### Bảng điều khiển quy trình (Từ thực tế)

**Tình huống:** Ai biết agent nào chạy lúc nào và hôm qua có chạy ổn không?

Tổng quan mọi lượt chạy định kỳ với kết quả gần nhất và gợi ý chỗ đang vướng.

## Một trang luôn cập nhật thay cho tệp Excel đính kèm

Tôi thích bàn giao kết quả dưới dạng artifact: một trang do agent tạo ra và giữ cập nhật, để mọi người đọc, góp ý và phê duyệt.

- **Dashboard:** Số liệu trong nháy mắt, được quy trình định kỳ cập nhật
- **Bảng điều khiển:** Giám sát hoạt động của các agent
- **Báo cáo:** Báo cáo tháng không cần làm tay
- **Bản đồ:** Hiểu luồng dữ liệu và các mối liên hệ
- **Bài trình bày:** Tài liệu ra quyết định, xuất được sang PowerPoint hoặc PDF
- **Kịch bản và tài liệu phát tay:** Bài nói và tài liệu từ cùng một nguồn
- **Công cụ tính:** Tự thử các kịch bản
- **Bàn làm việc:** Một công cụ thay cho tài liệu, kèm yêu cầu giao cho agent
- **Hướng dẫn:** Tài liệu người dùng có thể chia sẻ
- **Danh sách kiểm tra:** Đảm bảo chất lượng trước khi bàn giao

## Agent, workflow hay giao diện kết nối?

Với Claude, ChatGPT và MCP, ngày nay nhiều việc có thể làm mà không cần công cụ workflow truyền thống. Với những quy trình lặp lại hàng nghìn lần, chạy theo lịch và cần kiểm soát, một workflow cố định hoặc một giao diện kết nối thường rẻ hơn và an toàn hơn. Giải pháp nào phù hợp mới là câu hỏi kiến trúc thực sự. Tôi sẽ cùng anh/chị trả lời câu hỏi đó.

## Phòng thử nghiệm

Các sản phẩm riêng, nơi tôi thử xem AI ngày nay giúp làm được gì trong thời gian ngắn.

### Website cho AI agent

Chính trang này: tĩnh, không theo dõi người dùng, có llms.txt, Markdown cho từng trang, dữ liệu có cấu trúc và MCP server.

Kiểm tra trang của anh/chị: https://api-bi.dev/vi/kiem-tra-ai-agent/

### Ơi

Nền tảng học tiếng Việt với phát âm Hà Nội, có sổ tay hướng dẫn và hệ thống thiết kế riêng.

### LinguaQuest và Wortreise

Học ngoại ngữ trong một thế giới trò chơi có thể đi lại, với hội thoại, từ vựng và cấp độ.

### Lịch nhiều đơn vị, dữ liệu tách biệt

Mô hình phân quyền trước, giao diện sau. Ai được xem gì được quy định ngay trong mô hình dữ liệu.

### Radar tin rao

Đánh giá tin rao theo giá, độ tin cậy, hình ảnh và dấu hiệu cảnh báo. Cùng mô hình này có thể kiểm tra báo giá của nhà cung cấp.

## Anh/chị có thấy vấn đề của mình ở đây không?

Hãy kể cho tôi nghe chỗ đang vướng. Tôi sẽ cho anh/chị biết giải pháp nào phù hợp, và liệu có cần đến AI hay không. https://api-bi.dev/vi/lien-he/