# KI im ERP-Alltag, ohne die Kontrolle abzugeben.

> Hier sehen Sie, woran ich arbeite: Agenten, Automationen und Werkzeuge rund um Support, Dokumentation, Kosten und Integration. Sortiert nach dem Problem, das sie lösen. Vielleicht finden Sie Ihres wieder.

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## Ein Prinzip zieht sich durch alles

Der Agent arbeitet, der Mensch gibt frei. Nichts geht an Kunden, Kollegen oder ins System, bevor jemand zugestimmt hat. Was der Agent getan hat, ist nachvollziehbar.

## Wie ich zeige, was ich zeige

Vieles ist in meiner beruflichen Praxis entstanden. Davon beschreibe ich das Muster: welches Problem, welcher Ablauf, welche Leitplanken. Namen, Zahlen, Code und Screenshots bleiben dort, wo sie hingehören. Eigene Projekte zeige ich offen, manche können Sie direkt ausprobieren.

## Unser Support ertrinkt in denselben Fragen

Key-User und IT beantworten zum zehnten Mal dieselbe Frage, und die Doku hinkt jedem Update hinterher.

### Ein Support, der aus jedem Fall lernt (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Ein Problem taucht wieder auf, und wieder sucht jemand von vorn. Die Lösung vom letzten Mal steht in einem geschlossenen Ticket, das niemand findet.

1. **Frage im Team-Chat**: Jemand meldet ein Problem im Support-Kanal, wie bisher auch.
2. **Suche mit Quelle**: Der Assistent sucht in Ticketsystem und Wiki, danach in der Dokumentation des Herstellers.
3. **Antwort und Nachfrage**: Er antwortet mit Quelle und fragt nach, ob es geholfen hat. Er rät nicht.
4. **Eskalation, wenn nötig**: Hilft es nicht, legt er ein Ticket an, mit Beschreibung und Screenshots aus dem Chat.
5. **Wissen bleibt**: Aus gelösten Fällen schreibt er Troubleshooting-Seiten ins Wiki. Fehlt eine Anleitung, entsteht ein Entwurf.
6. **Erstvorgehen beim nächsten Fall** (Nächster Ausbau): Kommt ein ähnlicher Fall, hängt er die passende Seite gleich als erstes Vorgehen an.

**Leitplanken:** Antworten nur mit Quelle, Eskalation statt Raten, Wiki-Seiten als Entwurf zur Prüfung

### Support-Radar (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Niemand sieht, welche Themen sich häufen.

Ein Dashboard zeigt offene Fälle nach Thema und Alter. So sieht man, wo eine Schulung oder Anleitung fehlt.

### Ticket-Sweep (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Tickets bleiben liegen, bis jemand fragt.

Ein regelmäßiger Lauf geht liegengebliebene Tickets durch und schlägt den nächsten Schritt vor.

### Herstellerdoku im Abgleich (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Nach jedem App-Update stimmt die interne Anleitung nicht mehr.

Einmal im Monat gleicht ein Lauf die Dokumentation der ERP-Erweiterungen mit dem eigenen Wiki ab, legt Fehlendes auf Deutsch an und ergänzt Geändertes.

### Wiki-Audit (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Das Wiki ist über Jahre gewachsen, keiner findet etwas.

Ein Audit prüft Struktur, Benennung, verwaiste Seiten und Dubletten. Eindeutige Fehler behebt es, alles andere schlägt es vor.

## Wir wollen KI, aber sicher

Die Sorge ist berechtigt: Daten fließen ab, ein Agent schickt etwas raus, niemand weiß, was er getan hat. Dagegen helfen Leitplanken, keine Verbote.

### Leitplanken, die ich selbst täglich nutze (Eigenes Projekt)

**Sie kennen das:** KI soll helfen, aber vertrauliche Namen dürfen nirgends auftauchen, und nichts darf ungeprüft nach außen gehen.

1. **Sperrliste**: Vertrauliche Begriffe stehen in einer Liste außerhalb des Codes. Jede Ausgabe wird automatisch dagegen geprüft, auch PDFs.
2. **Prüfung in der Pipeline**: Findet die Prüfung einen Treffer, wird nicht veröffentlicht. Das gilt für diese Website genauso.
3. **Freigabe vor dem Senden**: Mails, Terminantworten und Veröffentlichungen gehen erst nach Zustimmung im Chat raus.
4. **Geplante Läufe ohne Selbständerung**: Automatische Routinen dürfen ihre eigenen Regeln nicht ändern.
5. **Zielprüfung**: Am Ende jeder Aufgabe prüft der Agent, ob das Ziel wirklich erreicht ist, statt einfach „fertig“ zu melden.

**Leitplanken:** Schwärzen statt hoffen, Zustimmung vor Außenwirkung, Nachvollziehbare Protokolle

### Persönliches AI OS (Eigenes Projekt)

**Sie kennen das:** Jeder im Team nutzt KI anders, Wissen und Regeln gehen verloren.

Skills, Routinen, Gedächtnis und Regeln an einem Ort, versioniert, auf jedem Gerät gleich eingerichtet.

### Wissenslandkarte (Eigenes Projekt)

**Sie kennen das:** Niemand überblickt, welche Agenten, Regeln und Unterlagen es gibt.

Eine 3D-Karte zeigt alles und wie es zusammenhängt. Vertrauliches ist geschwärzt.

### Radar mit Werkbank (Eigenes Projekt)

**Sie kennen das:** Neues bei KI und ERP kommt täglich, die Zeit zum Lesen nicht.

Ein täglicher Lauf wertet Videos, Newsletter und Changelogs aus und macht daraus Impulse. Umgesetzt wird erst nach Auftrag.

### Eigener MCP-Server (Eigenes Projekt)

**Sie kennen das:** KI-Assistenten raten, was ein Unternehmen anbietet.

Diese Website ist ein Werkzeug für Claude und ChatGPT: Sie können mich dort direkt abfragen und eine Anfrage stellen.

Verbinden: https://api-bi.dev/kontakt/

## Wir wissen nicht genau, was es kostet

Rechnungen kommen per Mail, Stundenzettel als Tabelle, und am Monatsende fragt die Geschäftsführung.

### Dienstleister im Blick (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Rechnungen und Stundenzettel eines Dienstleisters liegen verstreut im Postfach.

Die Anhänge landen automatisch geordnet in der Ablage, die Positionen in einer Kostentabelle, die Stunden werden ausgewertet.

### Dashboard Kosten und Stunden (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Die Zahlen gibt es, das Bild fehlt.

Eine lebende Seite zeigt Kosten je Monat und Thema im Vergleich zum Plan und wird bei jedem Lauf aktuell.

### Monatsbericht ohne Handarbeit (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Der Bericht kostet jeden Monat einen Tag.

Die Daten des Monats werden zu einem Bericht für die Geschäftsführung zusammengeführt, als Seite zum Lesen und Kommentieren.

### Kosten je Leistungseinheit (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Interne Leistungen werden nach Gefühl verrechnet.

Eine Umlage mit nachvollziehbarer Rechenlogik, von der Datengrundlage bis zur Präsentation für die Entscheidung.

## Unsere Systeme reden nicht miteinander

ERP, Shop, Versand und Buchhaltung, jedes für sich gut, zusammen ein Flickenteppich.

### Datenflusskarte (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Niemand weiß genau, welche Daten von wo nach wo fließen.

Eine Karte zeigt Systeme, Schnittstellen und Verantwortliche. Mit KI schnell erstellt und leicht aktuell zu halten.

### Systemlandkarte zum Selberbauen (Eigenes Projekt)

**Sie kennen das:** Sie möchten wissen, wo es in Ihrer Landschaft hakt.

Klicken Sie Ihre Systeme zusammen und bekommen Sie eine erste Einschätzung, auf dieser Website oder über den MCP-Server.

Ausprobieren: https://api-bi.dev/#karte

### Onboarding als Workflow (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Neue Mitarbeitende im Lager brauchen am ersten Tag alle Zugänge.

Ein Low-Code-Workflow legt sie im ERP an, mit Berechtigungen und Benachrichtigungen. Nicht alles braucht einen Agenten.

### Server-Runbooks (Eigenes Projekt)

**Sie kennen das:** Installation, Umzug und Upgrade hängen an einer Person.

Ablaufpläne mit Parametern statt fester Werte, eine Versionsprüfung und ein Protokoll je Lauf, am Beispiel von Odoo.

## Wir verlieren Zeit mit Routine

Postfach, Termine, Abstimmungen. Nichts davon ist schwer, alles zusammen frisst den Vormittag.

### Postfach mit Freigabe (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Antworten schreiben kostet mehr Zeit als Entscheiden.

Der Assistent entwirft Antworten und schickt sie zur Freigabe in den Chat. Gesendet wird erst nach Zustimmung.

### Termineinladungen (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Einladungen prüfen, verschieben, absagen.

Ist der Kalender frei, wird zugesagt. Bei Konflikten kommt ein Gegenvorschlag zur Freigabe.

### Morgenbriefing (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Der Tag beginnt mit zehn offenen Tabs.

Termine, offene Punkte und Neues auf einer Seite, bevor der erste Kaffee kalt ist.

### Routinen-Cockpit (Aus der Praxis)

**Sie kennen das:** Wer weiß, welcher Agent wann läuft und ob er gestern geklappt hat?

Eine Übersicht aller geplanten Läufe mit letztem Ergebnis und Hinweisen, wo es hakt.

## Statt Excel-Anhang eine lebende Seite

Ergebnisse liefere ich gern als Artefakt: eine Seite, die ein Agent erzeugt und aktuell hält, und die Menschen lesen, kommentieren und freigeben.

- **Dashboard:** Zahlen auf einen Blick, von einer Routine aktuell gehalten
- **Cockpit:** Den Betrieb von Agenten überwachen
- **Report:** Der Monatsbericht ohne Handarbeit
- **Karte:** Datenflüsse und Zusammenhänge verstehen
- **Präsentation:** Entscheidungsvorlage, als PowerPoint oder PDF exportierbar
- **Sprechskript und Handout:** Vortrag und Unterlage aus einer Quelle
- **Rechner:** Szenarien selbst durchspielen
- **Werkbank:** Ein Werkzeug statt eines Dokuments, mit Aufträgen an den Agenten
- **Anleitung:** Benutzerdoku, die man teilen kann
- **Prüfliste:** Qualität vor der Abgabe sichern

## Agent, Workflow oder Schnittstelle?

Mit Claude, ChatGPT und MCP lässt sich heute vieles ohne klassisches Workflow-Werkzeug lösen. Für Abläufe, die tausendfach gleich laufen, geplant und prüfpflichtig, ist ein fester Workflow oder eine Schnittstelle oft günstiger und sicherer. Welche Lösung passt, ist die eigentliche Architekturfrage. Die beantworte ich mit Ihnen.

## Labor

Eigene Produkte, an denen ich ausprobiere, was mit KI heute in kurzer Zeit möglich ist.

### Website für KI-Agenten

Diese Seite: statisch, ohne Tracking, mit llms.txt, Markdown je Seite, strukturierten Daten und MCP-Server.

Eigene Seite prüfen: https://api-bi.dev/pruefstand/

### Ơi

Eine Lernplattform für Vietnamesisch mit Hanoi-Aussprache, mit Handbuch und eigenem Designsystem.

### LinguaQuest und Wortreise

Sprachenlernen als begehbare Spielwelt, mit Gesprächen, Vokabeln und Leveln.

### Kalender mit Mandantentrennung

Erst das Rechtemodell, dann die Oberfläche. Wer was sieht, ist im Datenmodell festgelegt.

### Angebots-Radar

Bewertet Inserate nach Preis, Vertrauen, Bildern und Warnzeichen. Dasselbe Muster prüft Lieferantenangebote.

## Finden Sie Ihr Problem wieder?

Erzählen Sie mir, wo es hakt. Ich sage Ihnen, welcher Baustein passt, und ob es überhaupt KI braucht. https://api-bi.dev/kontakt/